Jaarverslag: verantwoording of visitekaartje

Jaarverslag: verantwoording of visitekaartje

In veel organisaties is het jaarverslag voor de communicatieafdeling de jaarljikse ‘crime’. Je collega’s hebben geen tijd en/of zin om informatie aan te leveren en jij moet er weer als een boeman achteraan. Terwijl het jaarverslag niet alleen als al dan niet verplichte verantwoording dient, maar het kan bij uitstek een mooie manier zijn om een goed beeld van je organisatie te geven. Zie het als visitekaartje!

Meerdere doelen
Het jaarverslag kan meer doelen dienen. Het draagt bij aan het imago van je organisatie.  Daarnaast is het een middel om relaties op de hoogte te houden van het reilen en zeilen van je organisatie. Een middel in het relatiebeheer dus.

In vijf vragen naar jouw jaarverslag

  • welke plaats heeft het jaarverslag in de communicatiestrategie
  • welke doelen heb je er mee, ook intern
  • voor wie geef je het uit
  • welke thema’s en inhoudelijke aspecten zijn belangrijk
  • welke vorm kan het krijgen.

Verplicht of vrijwillig?
Een aantal (met name grote, beursgenoteerde) organisaties moet verplicht een openbaar jaarverslag uitbrengen. Zij kiezen vaak ook voor een uitgebreide uitgave. Ook zorgorganisaties zijn verplicht een (kwaliteits)jaarverslag uit te brengen. Veel  organisaties hebben die verplichting niet. Of het nu verplicht is of niet, het is interessant om te overwegen om ‘verslag uit te brengen’ aan je stakeholders. Dat kan dus in de vorm van een (creatief) jaarverslag, maar ook eenvoudiger: een artikel op je website,  een special van de nieuwsbrief, enz.

Voor wie?
Het publiek van je organisatie is meestal heel divers. Bepaal vooraf voor wie je het jaarverslag maakt. Dat is niet alleen bepalend voor bijvoorbeeld de verspreiding, maar vooral ook voor de inhoud. Die moet immers aanspreken bij de doelgroep. Vergeet daarbij ook je collega’s niet!

Wat is de kapstok?
Welk thema of welke thema’s vormen de kapstok voor je verslag? Een droge opsomming van de feiten is voor niemand interessant. Je kunt het ophalen van onderwerpen of thema’s op verschillende (leuke) manieren doen in je organisatie. Daarmee kun je misschien twee vliegen in één klap slaan. En je vergroot meteen het draagvlak. De ‘feitelijke’ informatie moet je ook ophalen. Een duidelijke planning en overzicht van wat je nodig hebt, vergroot de medewerking van je collega’s.

TEKSTTIP
Hou de tekst helder en bondig. En let op het gebruik van jargon. Dat vergroot de toegankelijkheid en leesbaarheid.

BEELDTIP
Denk goed na over het gebruik van infographics, hebben ze een functie of staan sommige er in omdat het ‘hoort’?

Vorm
Jaarverslagen zijn er in alle soorten en maten. Bijna elk jaarverslag is er in digitale vorm al dan niet aangevuld met een printversie. Alles heeft te maken met de keuzes die je in voorgaande stappen maakt. En natuurlijk met je budget!

Planning
Veel jaarverslagen verschijnen net voor de zomervakantie in juni. Maar eerder verschijnen is echt wel mogelijk. Met een goede planning lukt dat. Werk goed samen met je collega’s en bureau en stel de wederzijdse verwachtingen vast. Wie moet wanneer ergens iets van vinden? En welke rol speelt een eventuele accountantsverklaring en wanneer is die klaar? Denk gedurende het proces ook na over de verspreiding van het jaarverslag. Is het (mail)adressenbestand compleet en up-to-date? Als je hier tijdig mee begint, kan je dat veel stress aan het eind schelen!

Communicatieplannetje
Maak een kort plannetje rondom het jaarverslag: hoe communiceer je er zowel intern als extern over?

Wij maken met heel veel plezier voor diverse organisaties jaarverslagen. Wij helpen je graag!

 

Reacties

Wees de eerste om te reageren...

Laat een reactie achter
* Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd.
* Verplichte velden
Wij slaan cookies op om onze website te verbeteren. Is dat akkoord? Ja Nee Meer over cookies »